紙の学校配布物を自分でデータ化して管理する方法とメリット

2021年12月25日2022年1月20日

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本日のテーマは、「紙の学校配布物を自分でデータ化しよう」といった内容でお送りします。

学校に通う子供がいると、毎日のように持ち帰ってくる紙の配布物。いつの間にか大量にたまって管理が大変と感じる人も多いのではないでしょうか。

出来ることなら、

・紙よりもデータで欲しい
・紙かデータか選べるようにして欲しい

と希望する保護者の方も中にはいると思いますが（私自身がそうなので）、学校にホームページや一斉連絡網などデータ配信のしくみがない場合はそう簡単にデータでもらえるわけではありません。

ならば！

自分でデータ化して管理しよう！

ということで、今記事は

・紙のプリントを自分でデータ化する方法
・データ化する事で得られるメリット
・データ化するときのポイント

などを書いていきたいと思います。

・紙プリントをどうやってデータ化するの？
・データ化すると、どう便利になるの？
・データ化する際に気を付けることは？

が気になっている方の参考になれば嬉しいです。

スマホ、タブレットでサクッとデータ化＆管理

紙プリントをデータ化して管理しよう！

と言われても、機械やITにあまり詳しくない人にとっては「具体的に何をどうするの？」「どんなツールを使えばいいの？」と疑問に感じてしまうのではないでしょうか。

また、紙の印刷物のデータ化　＝　スキャナでスキャンし、データをパソコンに取り込む

とイメージする人も多いと思いますが、だとすると「スキャナ（もしくはスキャナできるプリンター）」「パソコン」がなければ無理という話になってしまいますね。

でも大丈夫です！

実際は、スマホ、もしくはタブレットが１つあれば出来るんです！

どういう事かというと、

端末にはじめから入ってるスキャナ機能、もしくは、スキャナアプリをダウンロードして使う
画像（端末で撮影、もしくはアルバム内の画像など）をPDF文書に変換する
保存（端末に、もしくはクラウド【ネット上の保管庫】に）
管理

という流れになります。つまり、

スマホやタブレットをスキャナ代わりに使って、画像データを手軽にPDF文書に変換できる！

というわけです。また、データ化したPDF文書は端末に保存でもいいのですが、「便利なクラウド型データ管理アプリ」に保存＆管理することで、紙で管理するのとは比べ物にならないほどすごく便利になります。

おすすめアプリはこちらです↓↓

Evernote

Evernote無料posted withアプリーチ

・ポスリー（子どもの無料プリント整理アプリ）

また下の記事で紹介されているように、元々端末に入っているスキャナ機能を使うのもアリです。

・iphoneの場合↓↓
【iOS13】「ファイル」アプリで書類をスキャンして、画像で保存する方法

・Androidの場合↓↓
スマホのカメラで文書をスキャンしてGoogleドライブに保存する方法

では、データ化すると何がそんなに便利になるのか！メリットをまとめます↓↓

データ化で得られるメリット

いつでもどこでも確認できる

紙プリントの場合は、家に帰ってからじゃないと確認できないなどタイムラグが生じがちです。しかしデータ化して普段携帯している端末（スマホ、タブレットなど）に入れておけば、いつでもどこでも見られます。

さらに、クラウド（ネット上の保管庫）に入れておけば、たとえその端末が手元になくても、ネット環境下ならいつでもどこでもアクセス可能です。

記録として残る

紙の配布物をファイルに保管する感じでログを残していくことができます。過去データの確認もカンタンです。また紙と違って劣化することもありません。

カンタンに整理・リスト化できる

慣れてしまえば、指先1つのカンタン操作で「データ整理」「一覧化」することができます。紙を整理するのって結構ひと仕事ですよね。データなら「仕分け」「ファイリング」「不要なモノを処分」といった作業の煩わしさはありません。隙間時間にサクッとやっておけばスムーズに確認・確認できます。

シェア・共有もカンタン

データ化するとシェアも簡単です。LINEやメールでさっと送れます。データ共有も簡単な設定で行える場合がほとんど。共有機能は大変便利なのでぜひとも活用したいものです！

データ共有に関して、家族間やPTA・子供会といった役員間で必要とする情報が同じであるなら、それぞれがデータ化＆管理する必要はほぼほぼないのではないでしょうか。誰か１人がデータ化・管理したものを他の人も利用したほうが圧倒的に時間と手間を省けると思います。その場合データ化＆管理する人がいつも同じ人だと負担が大きいので、共有するメンバーが期間を決めて順番に行うのがよいでしょう。

紛失の可能性がへる

紛失の可能性はゼロとは言い切れませんが、紙のプリントに比べて無くなる可能性がかなり減ると思います。もちろん、システム障害や人為的ミスによる消失を防ぐためバックアップは大切です。

きちんとデータ管理ができていれば、「あのプリントどこいった？」とプリントの山から探し出すなんて事もなくなるはず。時間の短縮です。

保管場所がいらない

データ保存したものは、心置きなく処分できます。処分できるという事は、「保管する場所」「保管に要するファイルやホルダー類」も要らなくなるので空間がスッキリ片付くだけでなく金銭面でもプラスです。

検索できる

各データを保存するときにあとで検索しやすいよう分かりやすい名前で保存しておけば、検索機能をつかってラクに検索できます。さらに、OCR機能付きのスキャナアプリならPDF文書データの本文まで文字認識してくれるので、本文内のワードで検索可能です。データ名が分からないときに重宝します。

OCR機能とは…
「Optical Character Reader」の略で、スキャナから印刷物の内容を取り込む時に、通常は画像として取り込まれる文字を、編集や検索対象となるテキストとして読み取ることができる機能のことです。
引用：スキャナ取込みの際に文字をテキストとして認識させる方法

データ化で考えられるデメリット

使い慣れないうちはいろいろ不便に感じてしまうかもしれません。

慣れないと面倒に感じる

・操作方法がよく分からない
・データ化する習慣がない

などの場合は最初は面倒に感じることでしょう。まずは、年間予定表や行事お知らせといった、いつでも確認出来る様データ化の必要性があるものなどメリットを強く感じるものから始めると良いでしょう。慣れてきたらフォルダ分けや家族共有など便利な機能にもチャレンジしていきたいものです。

どれをデータ化したか分からなくなる

データ化や処分するタイミングが決まっていない場合は、どのプリントはデータ化が済んでいてどのプリントはまだデータ化していないのか分からなくなってしまうかもしれません。最悪データ化したと思い込んで大事なプリントを処分してしまう恐れもあります。それを防ぐ為に「データ化が未だのモノ」を入れる専用ボックスを作るのもおススメです。