子ども育成会で役員（書記）になりました。資料は基本的に紙ベースです。
今年度、我が子の小学校の「子ども育成会」の役員を引き受けています。
役職は書記です。
（子どもの小学校の場合だけかもしれませんが）書記の仕事のメインは、資料の準備と配布、そして管理です。いまの時代「資料は紙ではなくデータ配信で」というところも増えてきていますが、わたしの住む地域はまだまだ紙派が多いです。ですから、会議やイベント時の資料はすべて紙ベース。「紙を印刷し配布する」「ファイルに閉じる」という作業があります。
はっきり言って、大変過ぎです。
わたしの本業はIT関係なので「ペーパレスは当たり前」という環境です。なので「紙＝めんどくさい」「紙＝もったいない」と心底感じてしまい、正直きついです。
- この内容、データ配信で良くない？
- 資料類はクラウドストレージに入れておいて、必要ならアクセスしてもらえば良くない？
- アンケートもGoogleフォーム使えば良くない？
などいちいち引っかかっています。そんなこんなで、役員の任期もあと少しで終わろうとしています。
クラウドストレージが使えたら、私は楽に仕事ができた
実際はクラウドストレージを導入できる環境では全くありませんでした。もし導入できていたら、私の作業量は10分の1ぐらいだったんじゃないかと思います。
私のまわりの役員さん達は「そもそもクラウドって何？」の人が大半を占めていたので、概念から説明する必要がありました。少し説明しましたが、「よく分からない」「難しそう」「先端すぎる」という反応だったので、早々にあきらめました。
会長の「みんな紙が慣れてるし。」という一言に、心が折れました。
和を乱す勇気が私にはなかったです。
（ちなみにクラウドストレージはこんな意味です↓）
クラウドストレージは、「クラウド=雲」「ストレージ＝倉庫」という名から想像できる通り、Web上に存在するファイル倉庫のようなもの。ユーザーはハードディスクなどの物理装置を必要とせず、Web上にファイルを置いておける技術です。
引用元：クラウドストレージとは？ 主要7サービスの特徴比較と活用方法【2019版】
クラウドストレージで管理するメリット
実際は使っていませんが、もし使えてたらこんなに便利だった！という妄想で話をすすめます。
【クラウド管理のメリットをまとめます！】
- だれでもいつでも資料を閲覧できる
- だれでもいつでも資料をダウンロードできる
- データに直接入力してもらったり、編集してもらったりできる（一元管理ができる）
- 間違いがあった場合、データ上ですぐに訂正できる
- データ保存なので（紙の場合のように）物理的な保管場所が要らない
- 過去資料も含め、参考資料をストックしておける（いつでも参照できる）
メリット①：だれでもいつでも資料を閲覧できる
ネットにつながってさえいれば、だれでもいつでも資料を見られます。つまり、紙を配布する必要がありません。閲覧の際にパスワード入力を求める設定にすれば、部外者に漏れる心配もほとんどありません。
メリット②：だれでもいつでも資料をダウンロードできる
この資料は紙に印刷したい、という場合は各自ダウンロードが可能です。メリット①と同様に、こちらから紙を配布する必要もなければ、ダウンロード許可のパスワード設定もできます。
メリット③：データに直接入力してもらったり、編集してもらったりできる（一元管理ができる）
共同編集機能を使えば、担当者に直接データを入力してもらったり、必要事項を記入してもらったりできます。手間なしです。
メリット④：間違いがあった場合、データ上ですぐ訂正できる
紙で印刷した資料に間違いがあった場合、１つ１つ修正しなければならないので大変です。クラウドに入れて一元管理しているデータなら、間違いに気づいたらすぐに元データを１つ訂正するだけでいいです。
メリット⑤：データ保存なので（紙の場合のように）物理的な保管場所が要らない
紙だとどうしても整理するためのファイル、ファイルを置いておく保管場所が必要になります。次の年の役員さんに引継ぎもしなければならないので勝手に捨てるわけにもいきません。データなら物理的な保管場所（ファイル置く棚等）を確保しなくていいです。
メリット⑥：過去資料も含め、参考資料をストックしておける（いつでも参照できる）
かさばる紙と違って、データなら物理的な保管場所がいらないので、参考資料を大量にストックしておけます。過去にどんな活動をしたのかなど参照したい資料をいつでも確認することができます。
このようにクラウドストレージを活用することで、時間と手間と印刷コストとどれだけの無駄が省けるかわかりません。そして、何より便利です！！また、みんなが同じデータにアクセスし編集できる環境に置かれることで、属人化しがちだった作業がつねに共有されお互いフォローしやすい体制がとれます。
いい事ずくめなんだよな。
クラウドストレージサービスも色々あるけど、Googleドライブがいいと思う理由
クラウドストレージサービスで調べてもらったら分かりますが、本当に色々あります。では、その中でなぜ「Googleドライブがいい」と思うのか理由を説明します。
わたし自身、仕事で毎日使っています
1.大容量15GB
無料で15GBも容量があります。15GBもあれば、テキストデータ、pdfデータだけじゃなく写真や動画を入れても余裕です。行事関係など、文字や言葉で説明するよりも見てもらったが早い系のものは、写真や動画を残しておくと次年度以降の役員さん達に喜ばれると思います。
2.Googleアカウントを持っていなくても、便利な機能が使える
勘違いしている人も多いですが、googleアカウントを持っていなくてもデータの閲覧・コメント・編集といった基本操作は可能です。仕組みが分からない人の為に、仕組みを説明すると、
- googleドライブでデータ管理しているオーナーが、googleドライブ内の任意のデータに飛ぶリンクURLを相手に送る
- もらった相手はそのURLを開けばOK
またデータをもらった相手が、
- 閲覧のみ
- 閲覧、コメントのみ
- 閲覧、コメント、編集すべて可
と、どこまで権限を与えるかオーナー側で「他の利用者の権限」が設定できるので非常に便利です。
具体的に画像で説明します。まず各データごとに右上から「共有」設定に入る場所があり、そこから入ります。
【googleアプリで作ったデータの場合はたいがい専用ボタンがあります↓↓】
【googleアプリ以外で作ったもの（officeデータ、写真データなど）は右上の点々①→②の順で入っていけます↓↓】
【「共有設定」の画面は次のようになっています↓↓】
（※ちなみに「データのダウンロードを許可するか否か」も設定可能です）
このように利用制限が「ユーザーごとに」「データごとに」細かく設定できるのは、プライバシーの面だけでなく共同作業の上でもとても便利です。
例えば、
【会議資料のたたき台を作って…】
・他メンバーにチェックだけしてほしいときは「閲覧・コメントのみ」
・最終責任者に訂正までしてほしいときはその人のみ「編集可」
【行事参加人数の集計表を作って…】
・地区ごとに数字を入力してほしいときは全員に「編集可」
【名簿など個人情報が心配なものは…】
・オーナー以外「閲覧のみ」「ダウンロードも不可」
など、内容や状況に応じて細かく設定できます。一見複雑そうですが、作業自体は使い始めたらすぐに慣れるでしょう。そして何よりこれだけの作業が、googleアカウントがなくても使える（＝登録の必要がない）というのが最大のポイントだと思っています。
なぜなら、デジタル系に苦手意識がある人にとって作業は分かりやすいのが一番だからです。「あれしてこれして」とたくさん工程があればあるほど、途中で嫌になってしまいます。
したがって、アカウント登録なしで使える＝使い始めるまでがカンタン
なので「まずは見てみよう」「使ってみよう」という気持ちになってもらいやすいのではないかと考えています。
リベンジする機会があったら、次回は導入したいと思ってはいる
もしまた育成会の役員をする機会があったら、次回は「クラウドストレージ」を導入したいと思っています。1回役員をしたことで全体の流れはだいたい掴めました。…とはいえ、やはりその時のメンバーがだれかというのは大きな問題で、実際そのときにならないとわからないというのが正直な気持ちです。
もし導入できそうだったら、まずできるところから始めたいと思います。実際に使ってもらって、「めっちゃ便利じゃん！」「難しくないじゃん！」と実感してもらいたいです。
人間は、便利なモノを知ってしまったら、以前の不便さには戻れない生き物です。
洗濯機しかりスマホしかりですね。それがないとやってられない、という人も多いのではないでしょうか。「クラウドストレージ」もそんな欠かせないツールにしていきたいです。
まとめ
今回は「役員資料をクラウドストレージで管理する」をテーマに書いていきました。
クラウド管理のメリットを挙げてみて、やはり導入したかった！と思うとともに、周りの理解と協力がないと絶対無理だなとも思いました。ただ、上手く活用できれば役員さんの負担はぐんと減るに違いありません。そして昨今の役員の成り手不足を解消する切り札になるかもしれません。この件について、もしまた関わる機会があれば、前向きに取り組んでみたいと思います。
今回の記事が、同じような環境にいらっしゃる方にとって１つでも参考になれば嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
