子ども会や育成会の役員になると、思っていた以上に資料を作ったり、配ったり、保管したりする仕事があります。会議の準備だけでも手いっぱいなのに、印刷・仕分け・配布までセット。書類は増えるのに、こちらの自由時間は一向に増えません。
以前、子ども会を支える育成会の役員として事務作業を担当した私も、そんな「紙の仕事」に頭を悩ませた一人です。そこで考えたのが、Googleドライブを使った資料の共有でした。
これ、全部紙じゃなくてもよくない？ ……いや、ほんとに。
ただし、結論からいうと、当時の役員活動では導入できませんでした。便利だと思う人が一人いても、それだけでは進まない。まじか、と思いつつ、これも立派な学びだった気がします。
今回は、紙の資料管理で大変だったことと、Googleドライブを使うメリット、導入前に気をつけたい点を、当時の体験を交えてまとめます。Googleドライブ自体は普段から使う機会がありましたが、この記事で紹介する育成会への導入方法は「実際に導入して成功した事例」ではなく、経験を踏まえた提案です。
- 紙の資料管理で、実際にどんなことが大変だったか
- Googleドライブなら、役員の仕事がどう変わりそうか
- 共有設定や個人情報管理で、気をつけたいこと
- 無理なくデジタル化を始める方法
育成会の資料管理は紙が中心。役員を経験して感じた苦労
当時、私が担当した事務作業には、会議や行事の資料の準備・配布・保管などがありました。案内文や会議資料を作るだけならまだしも、必要な部数を印刷して、仕分けをして、関係者に届けるところまでが仕事です。
たとえば資料に修正が入ったら、修正して終わりではありません。すでに印刷していたら刷り直し。配布後だったら訂正のお知らせも必要。文字は少し直しただけなのに、作業はちっとも「少し」じゃないんですよね。
私は普段からパソコンやデータでの資料管理に慣れていたこともあり、紙で進める手間が余計に気になっていました。「連絡はまとめて送れないかな」「データを共有できたら印刷を減らせるのでは？」と、ついつい改善方法を考えてしまいます。
とはいえ、紙にも良いところがあります。スマホやパソコンが苦手でも目を通しやすいですし、手元に置いておきたい人もいます。紙が悪いというより、全員一律に紙だけで対応することが負担になっていた、というのが私の感覚です。
Googleドライブを導入したかった。でも、現実はそう甘くなかった
当時、資料をクラウドストレージで管理できたら、書記の仕事がずっと楽になるのではと考えました。クラウドストレージは、ひと言でいうとインターネット上にデータを保存しておける場所。保存したファイルを、権限を持つ人と共有できる仕組みです。
ところが、周囲には「クラウドって何？」という人もいて、まずは仕組みの説明から。簡単に話してみても「難しそう」「紙の方が慣れている」という反応がありました。私の中では資料共有まで一気に進んでいたのに、現実はスタートラインの手前。なんでやねん……というより、完全に説明と準備が足りていませんでした。
便利さを伝える前に、「難しくなさそう」と思ってもらう必要があったんですよね。
結局、そのときは無理に変えず、従来の紙の運用を続けました。周りを置いてきぼりにしても、うまく回らなくなるだけですからね。
ただ、この経験があったからこそ、今は「便利なツールを導入すること」と「みんなが使えるようにすること」は別の話だと思っています。
Googleドライブで資料管理する6つのメリット
では、Googleドライブで資料を管理できるようになると、何が変わるのでしょうか。ここからは、役員時代の困りごとを思い出しながら、活用した場合に期待できるメリットを整理します。
- 資料を共有相手が必要なときに確認できる
- 必要な資料を各自でダウンロード・印刷できる
- Googleドキュメントやスプレッドシートなら共同編集しやすい
- 元データを修正して最新版を共有できる
- 紙のファイルを置く場所や持ち運ぶ手間を減らせる
- 過去資料を次の役員へ引き継ぎやすい
1. 必要なときに資料を確認できる
共有権限を設定しておけば、インターネットにつながる端末から資料を確認できます。「あの資料、どこにしまったっけ？」と紙のファイルを探す時間を減らせるのは魅力です。
2. 必要な人だけ印刷できる
手元に紙が欲しい人は、自分で印刷するという選択肢もあります。全員分を毎回印刷する必要がなくなれば、紙代や配布の手間を抑えられそうです。ただし、ダウンロードや印刷は共有設定などに左右されます。
3. 共同編集や確認がしやすい
Googleドキュメントやスプレッドシートでは、編集権限を与えた人と同じファイルを更新できます。案内文の確認や人数の集計などにも活用できそうです。ただし、誰でも編集できる設定にすると誤って変更されるおそれもあるので、編集する人は絞った方が安心です。
4. 訂正した情報をまとめて共有できる
紙の資料なら、訂正後の再印刷や再配布が必要な場合があります。共有している元データを修正する方式なら、修正箇所を一元管理しやすくなります。ただ、すでにダウンロードされた古いファイルまでは自動的に直らないため、「更新しました」という連絡は別途必要です。
5. 保管・持ち運びの負担を減らせる
書類が増えるたびに厚くなるファイル。役員の引き継ぎ時には、もはやちょっとした荷物です。データ化できる資料が増えれば、ファイルを保管する場所や持ち運びの負担を減らせます。
6. 翌年度への引き継ぎがしやすい
年間予定や案内文のひな形、前年度の反省点などを整理して残せば、次の役員が一から作り直さずに済みます。毎年ゼロからスタートではもったいないですよね。ただし、不要な個人情報まで残さず、保存期間や引き継ぎ方法を決めておくことも大切です。
資料を探す・印刷する・配る・引き継ぐという作業を、少しずつ減らせる可能性がある。これが、私がクラウド管理を魅力的だと感じた一番の理由です。
役員の資料共有にGoogleドライブをおすすめしたい理由
クラウドストレージにはいろいろなサービスがありますが、Googleドライブは比較的身近で、Googleドキュメントやスプレッドシートなどと組み合わせやすいのが良いところです。使い方を覚えれば、資料の置き場所だけでなく、ちょっとした共同作業にも活用できます。
無料で使い始められる！ただし容量は共用
Googleドライブの魅力のひとつは、無料で使い始められること。個人向けのGoogleアカウントには、基本的に最大15GBの無料保存容量が用意されています。
ただし、ここは少し注意！ 実はこの15GB、Googleドライブ専用ではなく、GmailやGoogleフォトなどと共用なんです。つまり、写真や動画、メールなどで容量をたくさん使っていると、Googleドライブで使える空き容量も少なくなります。
とはいえ、子ども会の議事録や案内文、PDFなどを中心に管理するなら、まずは無料の範囲で試してみる価値は十分あると思います。
「閲覧者・コメント可・編集者」を使い分けられる
Googleドライブでは、共有相手に応じて閲覧や編集などの権限を設定できます。たとえば、完成した会議資料は閲覧のみ、たたき台は担当者にコメントしてもらう、集計表は必要な人だけ編集できるようにする、といった使い分けです。
一方、「リンクを知っている全員」を選べば安全、というわけではありません。そのリンクを知らない人に渡されたら、意図しない相手にも見られる可能性があります。特に子どもの名前や連絡先を含む資料は、共有する相手を限定するなどの慎重な対応が必要です。
Googleアカウントがない人も閲覧できる？
共有設定を「リンクを知っている全員」にしていれば、Googleアカウントにログインしなくても開けるファイルがあります。ただし、これはすべての資料がログイン不要という意味ではありません。コメントや編集についても、ファイルの種類、権限、共有方法などによって使える条件が異なります。
「アカウントなしでも何でもできる」と思って案内すると、当日に「開けません！」の連絡が大集合するかもしれません。導入前に、実際に参加する人の端末やアカウント環境で試しておきたいですね。
Googleドライブの共有方法は公式ヘルプで確認
Googleドライブでは、共有したいファイルごとに「誰に見てもらうか」「閲覧だけか、編集もできるようにするか」といった設定ができます。便利な反面、名簿や連絡先などの個人情報を含む資料は、共有相手や権限を慎重に決めることが大切です。
操作画面や手順は変わることもあるので、詳しい設定方法はGoogle公式ヘルプ「Googleドライブのファイルを共有する」を確認してみてください。
導入するときに気をつけたいこと｜まずは小さく試す
実際に役員活動で導入できなかった経験から、次に同じことを考えるなら、いきなり全部をデジタル化しないようにします。便利さを伝えるつもりが、説明する側も使う側も疲れてしまっては本末転倒です。
- まずは個人情報の入っていない会議資料など、少ない範囲で試す
- 紙を希望する人には紙も残し、無理に統一しない
- 共有先を限定し、名簿・連絡先などの個人情報は扱いを別に決める
- 閲覧用と編集用の資料を分け、編集できる人を絞る
- 年度替わりの管理者交代、保存期間、不要データの削除方法を決める
特に注意したいのが個人情報です。ダウンロードを制限する設定があっても、画面の撮影や内容の転記まで完全に防げるわけではありません。また、共有したファイルでは所有者の名前やメールアドレスが相手に表示される場合があります。個人アカウントを団体用として使う場合は、その点も確認しておきたいですね。
一方で、全員が使いやすい連絡方法を考えることも大事です。最初は「完成した行事案内を一部の役員だけで共有する」くらいの、小さな成功体験で十分だと思います。便利さは、百回説明するより、一回使ってみた方が伝わることもありますから。
まずは一歩。いきなり全部変えようとしないのが、たぶん一番の近道です。
まとめ｜便利な道具も、みんなで使えてこそ
子ども会や育成会の役員を経験して、紙の資料を準備・配布・管理する大変さを実感しました。Googleドライブを使えば、資料の共有や引き継ぎが楽になりそうだと思ったものの、当時は周囲の理解を得られず、導入は見送りに。
でも、そこで感じたのは「周りがデジタルに弱いからダメ」ということではありません。便利な方法も、みんなが無理なく使える形にしてこそ意味があるということです。自分だけ先に走っても、チームはついてきません。反省も込めて、次はまず小さなところから始めたいと思います。
役員活動は、本来子どもたちのためのもの。資料づくりに追われて肝心の活動を楽しむ余裕がなくなってしまうのは、なんだかもったいないですよね。少しでも手間を減らし、気持ちよく協力できる仕組みを考えていきたいです。
子ども会役員の大変さや、役割分担の工夫については、こちらの記事でも紹介しています。
関連記事：子ども会の役員は大変？ストレスの原因と負担を減らす工夫【体験談】
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
